برنامه ریزی و سیستم

هدف

برنامه‌ریزی، فرایند آگاهانه و سیستماتیک تصمیم گیری برای تحقق اهداف یک سازمان است. از این رو، هر سازمان برای پیشرفت و توفیق در عرصه رقابت‌هانیازمند برنامه‌ریزی است. ، می‌توان گفت که برنامه‌ریزی برای هر سازمان همچون تنفس برای موجود زنده اهمیت دارد. زیرا چنانچه کارها در سازمان‌ها بر اساس برنامه‌ریزی صورت نگیرد مدیران وکارکنان دائماً با مسائل و مشکلات دست به گریبان خواهند بود و بیشتر توان خود را به جای آنکه صرف تحقق اهداف سازمان کنند، در رفع دشواریهای روزمره هدر خواهند داد. بنابراین یکی از وظایف مدیران در هر سازمان برنامه ریزی است.
با برنامه‌ریزی صحیح امور سازماندهی شده و تامین منابع انسانی و هدایت رهبری و به ویژه نظارت و کنترل اجرائی تر واثربخش تر خواهد شد.
از مهمترین اصول برنامه ریزی، تعیین اهداف سازمان است که شامل اهداف میان مدت و دراز مدت می‌شود. استقرارسیتم و برنامه صحیح در هر سازمان می تواند در موارد مشروحه ذیل به کلیه افراد آن سازمان کمک کند

 

Vector concept of creative teamwork with light bulb puzzle and human hands

١- افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان
٢- ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم‌ها
٣- انطباق با شرایط متغیر محیطی
٤- استفاده صحیح از منابع
٥- فراهم شدن ابزارهای کنترل
۶- امکان سنجش میزان پیشرفت
۷- آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
۸- تقویت کار گروهی

اکنون بیش از یک دهه از تشکیل سازمان های غیردولتی می گذرد . فعالیت های صورت گرفته از سوی این سازمان ها بدون شک تاثیرات بسزایی در کاهش آسیب های موجود در کشور داشته اما همواره یکی از چالش های اکثر سازمان های غیردولتی نبود سازمان دهی مناسب و نبود برنامه ریزی براساس منابع و شرایط میباشد .در بیشتر مواقع سازمانها به خاطر نبود سازمان مناسب و برنامه ریزی با مخاطراتی از جمله نارضایتی داوطلبان و یا عدم توازن منابع روبرو میباشند لذا نیاز به پاسخ گویی به این مشکلات ما را برآن داشته که نسبت به ایجاد کمیته ایی جهت برنامه ریزی اقدام نمائیم.

شرح وظایف کمیته

– تعیین اهداف کوتاه و بلند مدت سازمان با مشورت هیئت مدیره مرکز
– کمک به کمیته ها جهت برنامه ریزی سالیانه
– سازماندهی مدارک مرکز
– سازماندهی اطلاعات و اسناد
– نظام دهی سیستم گزارش دهی در مرکز
– حصول اطمینان از همسویی و محتوای تولید شده اهداف مرکز
– سازمن دهی ارتباطات درون سازمانی
– کمک در جهت مستندسازی فعالیت های مرکز

برنامه سال

١- تدوین دستور العمل کدینگ مرکز
٢- بازبینی و کدگذاری اسناد موجود
٣- مشارکت در طراحی سیستم های اطلاعاتی
٤- تدوین قالب های گزارش دهی
٥- تهیه فرآیند جذب کمک های نقدی
۶- تهیه فرآیند بررسی محتوا